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CAHIER DES CHARGES DES CHAMPIONNATS INTER REGIONAUX CENTRE ATLANTIQUE
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A – AUTORITE ET ATTRIBUTIONS DU CONSEIL CENTRE ATLANTIQUE
Dans le cadre de ses prérogatives, il appartient au conseil inter régional d’attribuer à un organisateur (ligue – comité départemental – comité d’organisation locale – club) sur proposition de la ligue désignée par un calendrier prévisionnel, l’organisation d’un des championnats désignés ci-dessous :
- championnat en salle pour les cadets – juniors – espoirs
- championnats en salle pour les seniors
- championnats des épreuves combinées
- championnats en salle pour les vétérans
- championnats des lancers longs
- pré France de cross-country (cette compétition a un cahier des charges spécifique)
- championnats interclubs d’été
- championnats en plein air des minimes
- championnats en plein air des cadets-juniors-espoirs
- championnats en plein air des seniors
- championnats en plein air des épreuves combinées
- championnats inter régionaux de marche athlétique
- championnats inter clubs des jeunes (minimes / cadets et juniors/ espoirs)
Le conseil inter régional Centre Atlantique décidera de l’implantation des championnats inter régionaux à A - 1 (par exemple en juin pour les organisations estivales de la saison suivantes et en février " pour les organisations hivernales. Un point précis de l’avancement de l’organisation sera fait au CI précédent l’organisation.
Les règlements techniques de ces compétitions sont ceux de la F.F.A. ou si c’est le cas par ceux qui ont été arrêtés par le conseil inter régional.
Le cahier des charges prévoit une répartition des taches entre les organisateurs de la compétition, le CMI et les représentants de la ligue sur le territoire duquel se déroule la compétition. Il leur incombe de s’assurer de la mise en œuvre du protocole suivant :
Nota : est désignée ligue celle où se déroule la compétition.
Le comité d’organisation désigne un responsable général de la compétition qui est approuvé par la ligue et le CMI.
Etablissement ou approbation de l’horaire des épreuves : l’organisateur ou à défaut un représentant de la ligue qui le soumettra au CMI pour approbation.
Nomination des juges arbitres : ligue
Organisation matérielle du contrôle antidopage : organisateur
Nomination d’escortes en nombre suffisant dans le cas de contrôle anti dopage : ligue
Fourniture des dossards de compétition. : organisateur
Organisation de l’aspect protocolaire de la compétition : récompenses adaptées au niveau de la compétition et au minimum au 3 premiers de chaque catégorie et à la première équipe dans le cas d’un classement collectif : ligue
Impression et diffusion des cartons d’invitations, approbation et signature des bons à tirer de tous les documents (logos sur les affiches, les programmes etc) : ligue
Une réunion préparatoire sera convoquée par l’organisateur 6 semaines avant le début de la compétition où seront invités le CMI, un délégué de la ligue et le responsable de la compétition et à son initiative les responsables des différents postes qu’il jugera utile d’inviter.
B – DOSSIER DE CANDIDATURE
Les candidats aux organisations inter régionales déposeront leur dossier de candidatures 2 mois avant le conseil inter régional où seront choisis les sites, simultanément auprès de leur ligue et auprès du CMI.
S’il le juge utile et dans tous les cas en ce qui concerne le cross-country, une visite du site sera effectuée par une commission avant le conseil inter régional où seront choisis les sites de compétitions (par exemple en avril ou mai pour le cross-country, en septembre pour les championnats d’été)
L’organisation pourra être attribuée à un club, à un comité local d’organisation ou à un comité départemental.
La demande devra comporter l’accord du comité départemental et de la ligue sur le territoire desquels se déroulera la compétition ?
Dépôt du dossier à N – 1
Des droits d’attribution des contributions sont à envisager en fonction du niveau de la compétition :
- cross-country : 800 €
C – ECHEANCIER DU JURY
Il appartient à la ligue de désigner le juge arbitre de la compétition. La grille du jury sera approuvée 20 jours avant la compétition.
La liste nominative sera connue 8 jours avant le jour de la compétition
Le jury sera constitué conjointement par l’organisateur et complété par la ligue. Il pourra être demandé aux clubs participants de fournir des jurys (épreuves combinées, évidemment inter clubs)
D – DATE de la COMPETITION
C’est le conseil inter régional qui arrêtera la date choisie pour chacune des compétitions en conformité avec les exigences du calendrier fédéral
D’éventuelles dérogations seront négociées par la ligue d’accueil de la compétition ou le CMI
E – ASPECTS TECHNIQUES
E.1 MINIMA ET CONDITIONS DE PARTICIPATION
Les minima de participation seront proposés par le CMI et approuvés par le conseil inter régional.
Les grilles de minima seront disponibles au début de chaque saison (hivernale et estivale) sur le site de l’inter région et sur le site de chacune des ligues.
Pour les compétitions rassemblant un nombre important de participants, les athlètes ayant réalisés les minima seront pré-engagés. La liste des athlètes pré-engagés sera disponible au minimum 7 jours avant la compétition sur le site de la ligue d’accueil. Il appartiendra aux clubs de désengager les athlètes ne souhaitant pas participer.
Les demandes de repêchage ou de qualification exceptionnelle sont à faire parvenir au CMI Centre-Atlantique. Les demandes de repêchages seront adressées à l’organisateur et aux ligues des clubs demandeurs.
A son arrivée sur le site de la compétition sauf pour le cross, chaque athlète devra confirmer sur le terrain sa participation à l’épreuve (aux épreuves) pour laquelle (lesquelles) il s’est engagé.
Les cas non prévus seront réglés par une commission constituée du directeur de la réunion, du juge arbitre général, du juge arbitre affecté à la distribution des dossards et du CMI ou de son représentant.
E.2 STADE DE LA COMPETITION
Pour les épreuves estivales, le stade devra être en bon état et ses installations conformes aux règlements fédéraux.
Pour toutes les épreuves sur piste, un stade à 6 couloirs peut être éligible, à l’exception du pré France cadets-juniors-espoirs et de la finale d’accession aux Interclubs N2 pour lequel une piste à 8 couloirs est préférable.
Pour l’ensemble des compétitions, une tribune (un local ou un barnum pou le cross) est exigée afin de se protéger
Le nombre minimal et en état de chaque équipement est indiqué dans le tableau figurant en annexe.
Sautoirs : minimum pour chaque spécialité utilisables simultanément avec choix possible d’orientation en fonction du vent.
2 aires de saut en longueur,
2 aires de triple saut
2 sautoirs à la perche
Pour ces 2 dernières installations, elles devront avoir la même disposition vis-à-vis du vent afin d’avoir des conditions climatiques identiques dans le cas de concours simultanés
Plateaux de lancers :
2 plateaux de poids,
2 plateaux de disque (avec cage réglementaire),
2 aires d’élan en synthétique pour le javelot.
1 plateau de marteau avec cage règlementaire (inutile pour les épreuves combinées)
Le matériel conforme aux règlements fédéraux. Une liste exhaustive sera dressée et annexées au présent cahier des charges. Il devra être en nombre suffisant pour permettre un bon déroulement des épreuves même en cas de casse (il est annexé au présent cahier des charges)
Le matériel de mesure devra être en nombre suffisant pour permettre un bon déroulement des épreuves même en cas de casse (il est annexé au présent cahier des charges)
L’installation devra prévoir des installations annexes pour l’échauffement (équipées de haies, de starting-blocks)
Si le programme de la compétition comprend une partie devant se dérouler avec une visibilité réduite, un éclairage de 800 lux au sol est requis.
E.3 HORAIRES DE LA COMPETITION
Le responsable de la confection de l’horaire (COL ou ligue à déterminer) établira dans un délais d’un mois après l’attribution de la compétition un projet d’horaire qu’il soumettra d’une part au président de la CSO de sa ligue et d’autre part au CMI qui devront l’approuver. Celui-ci sera mis en ligne, au début de la saison considérée, sur le site de l’organisation ou de l’organisateur, sur le site de l’interrégion Centre-Atlantique et sur le site de la ligue.
E.4 LISTE DES QUALIFIES
Le système de pré engagement sera la règle. La liste des athlètes ayant réalisé les minima lors des compétitions officielles et référencées par la fédération française d’athlétisme sera mise en ligne 6 jours au minimum avant la compétition. Il appartiendra aux clubs de désengager les athlètes ne souhaitant pas ou ne pouvant pas participer à la compétition.
Dans le tableau annexe, sont indiquées les compétitions où un engagement classique (lettre, fax ou mel) demeure possible.
Les clubs établiront des demandes de repêchage pour une éventuelle participation d’athlètes :
- se rapprochant des minima
- ayant accompli une performance dans une compétition non prise en compte par SIFFA.
Le formulaire de demande de repêchage est téléchargeable depuis le site Centre-Atlantique.
E.5 MATERIEL
A partir de la liste jointe au cahier des charges, l’organisateur dressera l’inventaire du matériel qu’il pourra proposer et se rapprochera de la ligue pour compléter celui-ci.
Cet inventaire devra être déposé 3 mois avant la compétition.
Il appartient à la ligue de s’assurer que le matériel sera complet, conforme au règlement et en nombre suffisant.
E.6 CHRONOMETRIE
L’organisateur devra pouvoir disposer de 2 systèmes de chronométrage électrique. Il devra en outre être en mesure d’inverser le sens des courses et de prévoir l’implantation d’un poste de chronométrage (au moins pour les courses de déroulant en ligne droite)
Voir tableau annexe pour connaître les compétitions où le chronométrage électrique n’est pas requis.
E.7 MATERIEL ANNEXE
Chaque atelier de concours devra disposer d’une table, de chaise et d’un parasol.
La ligne d’arrivée devra mettre à la disposition des juges aux arrivées et des chronométreurs manuels 2 échelles pouvant accueillir 6 personnes.
Il appartiendra à l’organisateur de veiller à la sécurité des participants, athlètes et jurys. Les aires de lancers seront clairement délimitées et protégées. Cela s’applique également à la zone d’échauffement.
E.8 ACCES DES ATHLETES ET DU JURY
L’organisateur devra prévoir un emplacement pour la distribution des dossards. Celui-ci devra être d’accès facile et clairement signalé. La distribution des dossards se fera sous la responsabilité d’un juge arbitre.
La chambre d’appel sera clairement indiquée. Les athlètes seront informés, au moment du retrait de leur dossard, des délais minimum et maximum d’ouverture de la chambre d’appel. Celle-ci sera équipée de chaises ou de bancs en nombre suffisant, d’une poubelle et d’eau en quantité suffisante. Les dossards et les tenues y seront vérifiés
L’entrée sur le stade se fera, après le passage à la chambre d’appel, sous la responsabilité des responsables des courses ou des concours.
Les athlètes quitteront le stade après leur épreuve dans un délais raisonnable. A l’issue des finales, le jury des concours et une ou 2 personnes pour les courses accompagneront les 3 premiers jusqu’au protocole.
L’organisateur désignera une ou plusieurs personnes chargées de la police du terrain pour assurer la sécurité des participants à la compétition.
E.9 VESTIAIRES
Suivant le nombre d’athlètes attendus, l’organisateur affectera 1 ou 2 vestiaires pour les hommes et 1 ou 2 vestiaires pour les femmes. Il s’assurera de la propreté des vestiaires et des toilettes, avant et au court de la compétition.
E.10 LIAISONS
L’organisateur prévoira un nombre suffisant d’agents chargés de la liaison entre :
Le secrétariat chargé d’établir les feuilles d’épreuves et les juges aux arrivées, les starters, les responsables de plateau, les chronométreurs électriques (possibilité de liaison wifi), les animateurs de la réunion et éventuellement, la tribune de presse.
Le secrétariat chargé des résultats et l’animation, le protocole, et éventuellement la tribune de presse et celle réservée aux personnalités.
E.11 TENUE VESTIMENTAIRE DES JURYS ET BADGES
L’organisateur devra fournir à chaque personne impliquée dans l’organisation, un badge portant son nom, son prénom et sa mission. Ces badges pourront être de couleurs différentes suivant le secteur d’intervention. (comité d’organisation, jury, restauration, presse, volontaires. Ce badge pourra éventuellement servir de laisser-passer pour la restauration et les parkings qui leur seraient réservés.
L’organisateur pourra prévoir l’équipement du jury mais ce n’est pas une obligation.
E.12 REUNION DU JURY
Une réunion du jury devra être organisée, le matin de la compétition, avant que ne débutent les épreuves. L’organisateur devra prévoir un espace suffisamment grand, équipé de chaises pour les jurys, d’une table et d’un tableau avec ce qu’il faut pour écrire dessus pour les juges arbitres. C’est le moment où seront présentés les différents officiels et les responsables de la compétition et que les différentes consignes seront distribuées.
Dans la mesure du possible un vestiaire sera réservé au jury ainsi qu’un espace où il pourront se reposer lorsque leur emploi du temps le permet et où des boissons chaudes ou froides pourront être mises à leur disposition.
E.13 AUTRES ESPACES
Tribune ou abris pour les athlètes : Les sites choisis devront être équipés d’une tribune (à l’exclusion du cross ou un abri d’un autre type peut être admis) afin que les athlètes et les spectateurs puissent se protéger des conditions climatiques pouvant survenir durant la compétition (soleil ou pluie).
Animation : l’organisation devra prévoir d’une part un emplacement pour les animateurs de la réunion. Cet espace sera situé un emplacement permettant une parfaite visibilité du stade. IL est intéressant qu’il soit situé dans la mesure du possible, à proximité de l’opérateur de chronométrage électrique. Cet espace devra, outre une sonorisation de qualité, disposer de 2 microphones, l’un fixe et l’autre H-F, d’une platine CD, d’une table, de chaises, de poubelles. L’organisateur apportera un soin particulier à l’orientation des hauts parleurs. Il est indispensable que les athlètes entendent bien les annonces émanant de la chambre d’appel et que les hauts parleurs donnant à proximité des départs soient débrayables. Un technicien du son devra être présent en permanence. L’animation devra être en relation avec le responsable du protocole, éventuellement avec des talky walky si leur éloignement le justifie. Les personnes chargées de la liaison y apporteront les feuilles d’épreuves et les feuilles de résultat.
Stands techniques : un stand réservé aux CTS et au CMI devra être prévu dans un emplacement accessible pour les athlètes. Il sera équipé d’une table et de chaises et si possible d’un branchement électrique (suivi des qualifications aux championnats de France)
Le secrétariat informatique : il devra permettre l’installation d’au moins 2 tables et de 4 chaises, de 4 prises de courant, d’imprimantes, d’un photocopieur, d’une ligne téléphonique avec sortie directe. L’organisateur s’assurera qu’il dispose de suffisamment de cartouche d’encre, de toner et de papier.
L’édition des feuilles de terrain et le traitement informatique des résultats pourront être éventuellement réalisés dans des lieux différents.
Le contrôle anti dopage sera dans tous les cas prévu. Il est souhaitable qu’il y ait 2 locaux distincts pour les femmes et pour les hommes. Chaque local devra comprendre :
2 tables, 4 chaises, des poubelles, des essuie mains, du savon antiseptique, des bancs ou des chaises dans la salle d’attente, un réfrigérateur, des boissons (bière sans alcool, jus de fruit, eau, etc…) en bouteilles, en verre, individuelles cachetées.
Soins aux athlètes : un local spacieux sera mis à la disposition du (ou des) kinésithérapeute(s). Il devra comporter une table de massage (ou plus) et un réfrigérateur pouvant fournir de la glace
Une salle plus petite sera à la disposition du médecin de la manifestation.
E.14 AUTRES ASPECTS
Pour les épreuves de durées, demi-fond et marche, un poste de rafraîchissement sera installé au niveau du départ du 1500 m (tables et bouteilles d’eau de 50 cl) ainsi d’un poste d’épongement au niveau du départ du 200 m (table, seau d’eau et éponges) l’organisateur devra prévoir des personnes pour ramasser les éponges.
Pour le pointage, une table d’une longueur suffisante pour permettre l’installation d’un pointeur pour 3 athlètes sera installée à proximité de la ligne d’arrivée.
F - INTENDANCE
F.1 HEBERGEMENT
L’organisateur devra fournir, sur la plaquette de présentation de la compétition et sur le site internet Centre-Atlantique et ceux des 3 ligues et celui de l’organisation (s’il en dispose) d’une liste la plus large possible des capacités d’hébergement :
Hôtels, hôtels-restaurants, chambres d’hôtes, campings, emplacements pour camping car.
L’organisateur, avec l’aide du comité départemental recensera les membres du jury pour lesquels il sera nécessaire de réserver un hébergement.
F.2 RESTAURATION
Il appartient à l’organisateur d’une part de prévoir une restauration adaptée au niveau de la compétition et d’autre part d’assurer celle du jury et des volontaires.
L’organisateur pourra, selon son choix mettre (ou non) un système de tickets qui seront distribué au moment de la prise de fonction (réunion du jury, distribution sur le lieu des épreuves, stand accueil, envoi par la poste, …)
Un système de plateaux repas ou de paniers repas sera mis en place pour le jury et les volontaires dont pourront éventuellement profiter les athlètes et les accompagnateurs contre une participation financière. Il paraît judicieux de faire connaître (affichage et (ou) plaquette/ site) les horaires des repas ainsi que le lieu qui aura été prévu à cet effet.
G – ORGANISATION GENERALE
G.1 LE PROGRAMME OFFICIEL
L’organisateur pourra, en fonction du niveau de la compétition, faire imprimer une plaquette de présentation regroupant les renseignements utiles aux participants.
Dans tous les cas, elle devra comporter les logos de la fédération, de la ligue, du comité départemental et du club s’il est le support de l’organisation. Il pourra en outre inclure les logos des différents partenaires.
Il pourra comporter les mots des différentes personnalités , maire, présidents de ligue, du comité et du COL
Y figureront :
Les horaires des épreuves
Les services (hébergement et restauration)
Un plan de situation et d’accès.
Les différents modes d’accès (route, train, transports locaux, avion)
G.2 LES PARKINGS
L’organisateur, suivant le niveau de la compétition prévoira
Un parking jury et VIP
Un parking pour les cars
Un parking athlètes
Un parking pour le public.
Pour les championnats se déroulant sur 2 jours, l’organisateur optera soit pour un lieu sécurisé pour le matériel devant rester sur le stade soit un système de gardiennage.
G.3 SIGNALITIQUE
Le lieu de la compétition sera fléché à partir des grands axes d’accès à la ville.
A l’intérieur du stade, les différents points seront également indiqués :
Accueil
Accès athlètes
Accès spectateurs
Accès jury
Accès VIP
Retrait des dossards
Terrain d’échauffement
Chambre d’appel
Secrétariat
Vestiaires M et F
Vestiaire et salle du jury
Tribune de presse
Contrôle anti-dopage
Secours
Kinésithérapeutes
Restauration – buvette(s)
Toilettes
parkings
H – PROTOCOLE et PRESSE
H.1 PROTOCOLE
Il appartient à la ligue de récompenser, au minimum, le podium de chacune des catégories par des médailles. Suivant le niveau de la compétition des lots dont l’initiative revient à l’organisateur pourront également être attribués (coupes, fleurs, produits locaux, cadeaux divers.) Pour les compétitions par équipes, la première équipe, au minimum, recevra une coupe ou un trophée.
Un podium sera dressé sur un lieu visible du public. On apportera un soin particulier pour l’image de la compétition à sa décoration : fleurissement et encadrement par des plantes dont on s’assurera de la stabilité.
Les chefs de concours et les responsables des podiums des courses accompagneront les athlètes dans la zone prévue pour le protocole . Dans la mesure du possible, ils pourront y attendre assis avec la possibilité de se désaltérer.
La préparation des médailles pourra se faire sur des coussinets qui seront présentés à la personnalité chargée de récompenser les lauréats.
Le responsable du protocole sera en liaison avec l’animateur de la compétition ainsi qu’avec le responsable de la sono afin qu’un minimum de mise en valeur soit fait (jingle, présentation des performances, palmarès succinct)
H.2 PRESSE
En fonction du niveau de la compétition, l’organisateur prévoira un endroit (une salle) permettant aux journalistes de travailler dans de bonnes conditions : tables et chaises, ligne téléphonique, prises de courant. Une liaison sera faite d’une part avec le secrétariat de la chambre d’appel (feuille d’épreuves) et le secrétariat informatique (résultats)
Un dossier de presse pourra être mis à leur disposition.
Il conviendrait de choisir un lieu à la fois où la vision du site est bonne et où un calme relatif est possible.
